monday.com: Aufgaben, Projekte und Teamarbeit organisieren

Wer Aufgaben, Projekte und Teamarbeit an einem zentralen Ort verwalten möchte, findet mit monday.com eine flexible Plattform für Arbeitsorganisation und Projektmanagement. Die App richtet sich an Unternehmen, Teams, Selbstständige und Projektgruppen, die Aufgaben verteilen, Fortschritte verfolgen und Arbeitsabläufe klar strukturieren möchten.

monday.com verbindet Aufgabenlisten, Statusanzeigen, Zeitplanung, Teamkommunikation, Automatisierungen und verschiedene visuelle Ansichten. Dadurch kann die Plattform für einfache To-do-Listen ebenso interessant sein wie für größere Projekte mit mehreren Beteiligten.

Aufgaben planen und zuweisen

Ein zentraler Bereich von monday.com ist das Aufgabenmanagement.

Neue Aufgaben können erstellt und anschließend bestimmten Teammitgliedern zugeordnet werden.

Dabei lassen sich beispielsweise folgende Informationen hinterlegen:

• Aufgabenname
• verantwortliche Person
• Status
• Priorität
• Fälligkeitsdatum
• Projekt
• Fortschritt
• Kommentare
• Zeitaufwand

So bleibt sichtbar, wer für welchen Arbeitsschritt zuständig ist.

Besonders bei Projekten mit mehreren Personen kann das helfen, Überschneidungen und unklare Zuständigkeiten zu reduzieren.

Aufgaben nach Status verfolgen

Jede Aufgabe kann mit einem Status versehen werden.

Typische Statuswerte sind beispielsweise:

• Offen
• In Arbeit
• Wartet
• Blockiert
• Erledigt

Diese Werte können an die Arbeitsweise des Teams angepasst werden.

Dadurch ist auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind und wo noch Arbeit anfällt.

Gerade bei längeren Projekten kann eine klare Statusstruktur sehr hilfreich sein.

Projekte in einzelne Arbeitsschritte teilen

Große Projekte bestehen meist aus vielen kleineren Aufgaben.

monday.com erlaubt es, solche Projekte in einzelne Schritte zu zerlegen.

Ein Projekt kann beispielsweise enthalten:

• Planung
• Recherche
• Umsetzung
• Prüfung
• Freigabe
• Abschluss

Innerhalb dieser Bereiche können wiederum konkrete Aufgaben liegen.

Das macht größere Vorhaben übersichtlicher und hilft dabei, den Fortschritt besser einzuschätzen.

Verantwortliche Personen klar festlegen

Eine häufige Ursache für Verzögerungen ist unklar, wer sich um eine bestimmte Aufgabe kümmert.

In monday.com kann jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zugewiesen werden.

Dadurch ist für das Team sichtbar:

• wer an einer Aufgabe arbeitet
• welche Aufgaben noch ohne Besitzer sind
• wer besonders viele Aufgaben hat
• wo möglicherweise Unterstützung gebraucht wird

Gerade bei größeren Teams sorgt eine klare Zuordnung für mehr Transparenz.

Echtzeit-Updates im Team

Änderungen an Aufgaben und Projekten werden direkt im System sichtbar.

Wenn ein Teammitglied beispielsweise einen Status ändert oder eine Aufgabe abschließt, sehen andere Beteiligte die Aktualisierung.

Das kann bei verteilten Teams besonders praktisch sein.

Statt ständig nachzufragen, können Beteiligte direkt im Projektbereich sehen, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist.

Kolleginnen und Kollegen direkt erwähnen

monday.com bietet Funktionen für direkte Kommunikation innerhalb von Aufgaben und Projekten.

Teammitglieder können mit einer Erwähnung angesprochen werden.

Das kann hilfreich sein, wenn:

• Rückfragen entstehen
• eine Freigabe gebraucht wird
• Informationen fehlen
• eine Aufgabe übergeben werden soll
• jemand auf eine Änderung aufmerksam gemacht werden muss

Dadurch bleibt die Kommunikation näher an der eigentlichen Aufgabe.

Tages- und Wochenansichten

Nicht jeder möchte ständig das gesamte Projekt sehen.

Für den Arbeitsalltag sind oft kleinere Zeiträume hilfreicher.

monday.com bietet Filter und Ansichten, mit denen sich beispielsweise nur Aufgaben für:

• heute
• diese Woche
• einen bestimmten Zeitraum

anzeigen lassen.

Das kann helfen, den täglichen Arbeitsfokus klarer zu setzen.

Verschiedene Ansichten für dieselben Daten

Ein Projekt muss nicht immer als klassische Liste dargestellt werden.

monday.com bietet mehrere visuelle Ansichten.

Dazu können gehören:

• Tabellen
• Kanban-Boards
• Gantt-Diagramme
• Kalender
• Diagramme
• Listen

Je nach Projekt kann eine andere Darstellung sinnvoll sein.

Ein Marketingteam kann Aufgaben beispielsweise als Kanban-Board betrachten, während ein Projektleiter einen Gantt-Plan bevorzugt.

Kanban-Boards für Statusübersichten

Kanban-Boards eignen sich besonders gut, wenn Aufgaben nach Arbeitsstatus sortiert werden sollen.

Spalten können beispielsweise lauten:

• Geplant
• In Arbeit
• Prüfung
• Erledigt

Aufgaben werden dann entsprechend ihrer aktuellen Phase angezeigt.

Diese Darstellung kann besonders bei Content-Produktion, Entwicklung oder Designprojekten hilfreich sein.

Gantt-Charts für Zeitpläne

Bei Projekten mit festen Terminen und Abhängigkeiten kann ein Gantt-Diagramm sinnvoll sein.

Dort werden Aufgaben entlang einer Zeitachse dargestellt.

So lässt sich leichter erkennen:

• wann Aufgaben beginnen
• wann sie enden
• welche Arbeiten parallel laufen
• wo sich Zeitpläne überschneiden
• welche Deadlines näher rücken

Das kann besonders bei längeren Projekten mit mehreren Phasen hilfreich sein.

Tabellen für strukturierte Projektinformationen

Viele Teams arbeiten gern mit tabellarischen Strukturen.

monday.com bietet dafür Boards, die ähnlich wie flexible Tabellen funktionieren.

Spalten können individuell angepasst werden.

Beispiele sind:

• Aufgabe
• Besitzer
• Datum
• Budget
• Status
• Priorität
• Kategorie

Dadurch kann jedes Team eine Struktur aufbauen, die zum jeweiligen Projekt passt.

Diagramme für Fortschritt und Daten

monday.com kann Projektdaten auch visuell darstellen.

Diagramme können helfen, Fragen zu beantworten wie:

• Wie viele Aufgaben sind erledigt?
• Welche Bereiche sind noch offen?
• Wie verteilt sich die Arbeit?
• Welche Projekte liegen hinter dem Zeitplan?

Solche Ansichten können besonders für Teamleitungen oder Projektverantwortliche interessant sein.

Arbeitszeiten erfassen

Mit dem Arbeitszeit-Tracker lässt sich dokumentieren, wie lange Teammitglieder an bestimmten Aufgaben arbeiten.

Das kann beispielsweise bei:

• Kundenprojekten
• Agenturarbeit
• interner Ressourcenplanung
• Aufwandsschätzungen

hilfreich sein.

Die erfassten Zeiten können später ausgewertet werden.

Dadurch wird sichtbar, welche Aufgaben besonders viel Zeit beanspruchen.

Eigene Workflows erstellen

Nicht jedes Team arbeitet nach demselben Muster.

monday.com bietet deshalb flexible Boards und Spalten, mit denen eigene Arbeitsabläufe aufgebaut werden können.

Ein Redaktionsteam könnte beispielsweise folgende Schritte haben:

• Idee
• Recherche
• Entwurf
• Redaktion
• Freigabe
• Veröffentlichung

Ein Vertriebsteam könnte dagegen mit:

• Lead
• Kontakt
• Angebot
• Verhandlung
• Abschluss

arbeiten.

Die Struktur lässt sich an den jeweiligen Arbeitsprozess anpassen.

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Viele Arbeitsabläufe enthalten wiederkehrende Schritte.

monday.com bietet Automatisierungen, mit denen bestimmte Aktionen automatisch ausgeführt werden können.

Beispiele:

• Benachrichtigung vor einer Deadline
• Statusänderung nach einem bestimmten Ereignis
• Zuweisung einer Aufgabe
• Erinnerung an Verantwortliche
• Erstellung wiederkehrender Aufgaben

Das kann bei regelmäßig auftretenden Prozessen Zeit sparen.

Welche Automatisierungen verfügbar sind, hängt vom aktuellen Tarif ab.

Individuelle Benachrichtigungen

Nicht jede Änderung ist für jede Person relevant.

monday.com erlaubt daher benutzerdefinierte Benachrichtigungen.

So können Teammitglieder gezielt informiert werden, wenn:

• eine Deadline näher rückt
• eine Aufgabe zugewiesen wird
• ein Status geändert wurde
• eine Rückmeldung vorliegt
• eine Freigabe gebraucht wird

Eine gut eingestellte Benachrichtigungsstruktur kann helfen, unnötige Meldungen zu reduzieren.

Vorlagen für einen schnellen Start

monday.com bietet viele vorgefertigte Vorlagen.

Diese können als Ausgangspunkt für verschiedene Arbeitsbereiche dienen.

Beispiele sind:

• Projektmanagement
• Marketingplanung
• Content-Kalender
• Vertrieb
• Recruiting
• Produktentwicklung
• Eventplanung
• Teamaufgaben

Eine Vorlage kann anschließend an die eigenen Anforderungen angepasst werden.

Das ist besonders praktisch, wenn nicht jedes Board komplett neu aufgebaut werden soll.

Mehr als 200 Vorlagen

Laut der bereitgestellten Beschreibung stehen mehr als 200 Vorlagen zur Verfügung.

Dadurch können Teams je nach Branche oder Aufgabe einen passenden Ausgangspunkt wählen.

Die Vorlagen können beispielsweise verschiedene Spalten, Statuswerte und Ansichten enthalten.

Vor der Übernahme sollte geprüft werden, ob die Struktur wirklich zum eigenen Workflow passt.

monday.com für Projektmanagement

Für klassische Projektarbeit bietet monday.com viele passende Funktionen.

Projektverantwortliche können:

• Aufgaben erstellen
• Verantwortliche zuweisen
• Deadlines setzen
• Abhängigkeiten verfolgen
• Fortschritt kontrollieren
• Statusberichte erstellen

Damit lässt sich ein Projekt von der Planung bis zum Abschluss begleiten.

monday.com für Marketingteams

Marketingteams können die Plattform für unterschiedliche Kampagnen einsetzen.

Beispiele:

• Content-Planung
• Social-Media-Kalender
• Kampagnenstatus
• Freigaben
• Werbemittel
• Deadlines

Ein Board kann beispielsweise anzeigen, welche Inhalte geplant, produziert, geprüft oder bereits veröffentlicht wurden.

monday.com für Content-Teams

Auch Redaktionen und Content-Teams können monday.com als Produktionsübersicht einsetzen.

Mögliche Spalten sind:

• Thema
• Autor
• Format
• Status
• Veröffentlichungstermin
• Kanal

Dadurch bleibt sichtbar, welche Inhalte sich gerade in welcher Phase befinden.

monday.com für Vertriebsteams

Vertriebsteams können eigene Boards für Leads und Verkaufsprozesse erstellen.

Ein möglicher Ablauf kann sein:

• Neuer Lead
• Erstkontakt
• Angebot
• Gespräch
• Abschluss

Zusätzliche Felder können Informationen zu:

• Ansprechpartner
• Unternehmen
• Deal-Wert
• nächstem Schritt

enthalten.

monday.com für kleine Teams

Auch kleine Teams brauchen eine klare Aufgabenverteilung.

monday.com kann hier als gemeinsamer Arbeitsbereich dienen.

Ein kleines Team kann beispielsweise:

• wöchentliche Aufgaben sammeln
• Projekte planen
• Verantwortlichkeiten festlegen
• Fortschritte dokumentieren
• Kommentare austauschen

Die Struktur muss dabei nicht unnötig komplex sein.

Oft reicht ein einfaches Board mit wenigen Statuswerten.

monday.com für größere Unternehmen

Bei größeren Organisationen kann monday.com für mehrere Teams und Projekte parallel eingesetzt werden.

Das kann helfen, Informationen auf unterschiedlichen Ebenen zu strukturieren.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise getrennte Bereiche für:

• Marketing
• Vertrieb
• Produkt
• Personal
• IT
• Management

anlegen.

Welche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen bereitstehen, hängt vom gewählten Tarif ab.

Integrationen mit anderen Tools

monday.com kann mit verschiedenen externen Diensten verbunden werden.

Das kann besonders hilfreich sein, wenn ein Team bereits mehrere Arbeitsprogramme hat.

Je nach aktueller Integration können beispielsweise Daten aus Kommunikations-, Kalender- oder Cloud-Diensten eingebunden werden.

Dadurch müssen bestimmte Informationen nicht ständig manuell übertragen werden.

Vor einer Verbindung sollte geprüft werden, welche Zugriffsrechte vergeben werden.

Daten in Echtzeit synchron halten

Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, werden Änderungen direkt aktualisiert.

Das kann bei:

• Aufgabenstatus
• Kommentaren
• Zuständigkeiten
• Deadlines
• Projektinformationen

hilfreich sein.

So arbeitet das Team nicht mit veralteten Versionen derselben Planung.

Filter für große Boards

Mit wachsender Zahl an Aufgaben können Boards schnell unübersichtlich werden.

Filter helfen dabei, nur bestimmte Informationen anzuzeigen.

Beispielsweise lassen sich Aufgaben filtern nach:

• Person
• Status
• Datum
• Priorität
• Projekt

Das ist besonders nützlich, wenn eine Person nur ihre eigenen Aufgaben sehen möchte.

Eigene Ansichten für verschiedene Rollen

Nicht jedes Teammitglied braucht dieselbe Sicht auf ein Projekt.

Eine Projektleitung möchte möglicherweise alle Aufgaben und Termine sehen.

Ein einzelner Mitarbeiter braucht dagegen nur seine eigenen Aufgaben.

monday.com kann über Filter und Ansichten unterschiedliche Perspektiven auf dieselben Daten bieten.

Fortschritt im Projekt sichtbar machen

Ein Projekt kann durch Statuswerte, Prozentanzeigen oder Diagramme ausgewertet werden.

Dadurch lässt sich leichter erkennen, wie weit ein Team gekommen ist.

Fragen wie:

• Wie viel ist bereits abgeschlossen?
• Welche Bereiche hängen zurück?
• Welche Deadlines sind kritisch?

können dadurch schneller beantwortet werden.

Teamkapazitäten besser einschätzen

Wenn alle Aufgaben und Verantwortlichen sichtbar sind, lässt sich auch die Arbeitsverteilung leichter prüfen.

Ein Projektmanager kann erkennen:

• wer viele Aufgaben hat
• wer freie Kapazitäten besitzt
• welche Aufgaben lange offen sind
• wo Unterstützung nötig sein könnte

Das kann bei der Planung neuer Aufgaben hilfreich sein.

Mobile Arbeit mit monday.com

Die mobile App erlaubt den Zugriff auf Aufgaben und Projekte auch unterwegs.

Das kann praktisch sein, wenn:

• ein Status schnell geändert werden soll
• unterwegs eine neue Aufgabe entsteht
• Kommentare geprüft werden müssen
• eine Deadline kontrolliert wird

Für große Boards und detaillierte Projektplanung kann ein größerer Bildschirm angenehmer sein.

Für tägliche Updates reicht das Smartphone häufig aus.

Teammitglieder einladen

Neue Beteiligte können zu Boards oder Projekten hinzugefügt werden.

Dadurch können externe oder interne Personen je nach Berechtigung den Fortschritt ansehen oder aktiv mitarbeiten.

Das kann beispielsweise bei:

• Agenturen
• Kundenprojekten
• externen Partnern
• Freelancern

interessant sein.

Vor einer Einladung sollte festgelegt werden, welche Inhalte die Person sehen darf.

Berechtigungen kontrollieren

Nicht jede Person sollte Zugriff auf jedes Projekt besitzen.

Bei größeren Teams sind klare Zugriffsregeln deshalb wichtig.

Vor allem sensible Bereiche wie:

• Personalplanung
• Budgets
• Kundendaten
• interne Strategien

sollten nur für die erforderlichen Personen sichtbar sein.

Die verfügbaren Berechtigungsstufen hängen vom jeweiligen monday.com-Tarif ab.

Datenschutz bei Projektdaten

Projektmanagement-Plattformen können viele vertrauliche Daten enthalten.

Dazu gehören möglicherweise:

• Kundennamen
• Mitarbeiterdaten
• interne Prozesse
• Termine
• Budgets
• Geschäftsstrategien

Vor der Speicherung solcher Informationen sollten die aktuellen Datenschutzbedingungen und Unternehmensrichtlinien geprüft werden.

Auch externe Integrationen sollten nur mit den nötigen Zugriffsrechten verbunden werden.

Benachrichtigungen sinnvoll einstellen

Zu viele Meldungen können selbst zur Ablenkung werden.

Deshalb lohnt es sich, Benachrichtigungen gezielt auszuwählen.

Wirklich relevant können beispielsweise sein:

• direkte Erwähnungen
• neue Aufgaben
• bevorstehende Deadlines
• wichtige Statusänderungen

Weniger wichtige Änderungen müssen nicht zwingend sofort gemeldet werden.

Einfache Boards statt unnötiger Komplexität

monday.com bietet viele Funktionen, aber nicht jedes Projekt braucht alle davon.

Ein kleines Team kann mit einem einfachen Board oft besser starten.

Zum Beispiel:

• Aufgabe
• Person
• Deadline
• Status

Später können weitere Felder ergänzt werden, wenn sie wirklich gebraucht werden.

Eine zu komplizierte Struktur kann sonst mehr Verwaltungsarbeit erzeugen als sparen.

Für wen eignet sich monday.com?

Die Plattform kann für verschiedene Nutzergruppen interessant sein.

Dazu gehören:

• Projektmanager
• Marketingteams
• Agenturen
• Vertriebsteams
• Produktteams
• kleine Unternehmen
• größere Organisationen
• Selbstständige

Besonders sinnvoll ist monday.com, wenn mehrere Personen gemeinsam an Aufgaben arbeiten und Fortschritte sichtbar bleiben sollen.

Wann reicht eine einfache To-do-App?

Nicht jede Person braucht ein vollständiges Projektmanagement-System.

Wer nur persönliche Aufgaben wie Einkaufen, Lernen oder einzelne Termine organisiert, kann mit einer einfachen To-do-App schneller arbeiten.

monday.com zeigt seine Stärken eher dann, wenn:

• mehrere Personen beteiligt sind
• Zuständigkeiten verteilt werden
• viele Aufgaben parallel laufen
• verschiedene Ansichten gebraucht werden
• wiederkehrende Prozesse automatisiert werden sollen
• Projektfortschritt regelmäßig ausgewertet wird

monday.com als zentraler Arbeitsbereich für Teams

Der Kern von monday.com liegt in der Verbindung aus Aufgabenverwaltung, Projektplanung, visuellen Ansichten und Teamkommunikation.

Aufgaben können erstellt, verantwortlichen Personen zugewiesen und mit Status, Priorität und Terminen ergänzt werden. Kanban-Boards, Tabellen, Gantt-Charts und Diagramme bieten unterschiedliche Perspektiven auf dieselben Projekte.

Automatisierungen, Filter, Zeiterfassung und Echtzeit-Updates ergänzen den Arbeitsbereich für Teams, die ihre Projekte strukturiert organisieren möchten.

monday.com verbindet Aufgabenplanung, Projektmanagement, Teamkommunikation und visuelle Arbeitsansichten in einer Plattform. Die App eignet sich für kleine Teams ebenso wie für größere Organisationen und bietet Werkzeuge für Statusverfolgung, Deadlines, Zuständigkeiten, Gantt-Pläne, Kanban-Boards und wiederkehrende Arbeitsabläufe.